Amaç, Kapsam ve Dayanak
Bilgilendirme Politikası’nın temel amacı, ticari sır kapsamı dışındaki gerekli bilgi ve açıklamaların kamu, yatırımcılar, çalışanlar, müşteriler, kreditörler ve ilgili diğer taraflara zamanında, doğru, eksiksiz, anlaşılabilir, kolay ve en düşük maliyetle ulaşılabilir olarak, eşit koşullarda iletilmesinin sağlanmasıdır.
Bankacılık Kanunu ve bu kanuna ilişkin düzenlemeler, Sermaye Piyasası Kurulu ("SPK") Mevzuatı, Türk Ticaret Kanunu, İstanbul Menkul Kıymetler Borsası ("İMKB") Mevzuatı ve ilgili diğer mevzuat doğrultusunda gereken her türlü finansal bilgi ve açıklamalar ve bilgilendirmeler, genel kabul görmüş muhasebe prensipleri ile SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri de gözetilerek yerine getirilir.
ING Bank A.Ş. ("Banka") Bilgilendirme Politikası, SPK tarafından çıkarılan Seri: VIII, No: 54 "Özel Durumların Kamuya Açıklanmasına İlişkin Esaslar Tebliği" temel alınarak düzenlenmiştir.
Yetki ve Sorumluluk
Bilgilendirme Politikası, Banka Yönetim Kurulu tarafından oluşturulmuştur. Kamunun aydınlatılması ve bilgilendirme politikasının izlenmesi, gözetimi ve geliştirilmesi Yönetim Kurulu'nun yetki ve sorumluluğu altındadır. Bilgilendirme fonksiyonunun koordinasyonu için Mali Kontrol Genel Müdür Yardımcılığı ve Mevzuat Bölümleri görevlendirilmiştir. Söz konusu Bölümlerin yetkilileri Üst Yönetim ile yakın işbirliği içinde bu sorumluluklarını yerine getirirler.
Mali Bilgilere İlişkin Bilgilendirme
Çeyrek dönemlerde Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu (BDDK) tarafından yayınlanan mevzuata uygun olarak solo ve konsolide bazda hazırlanan mali tablolar ve ilgili mali tablolara ilişkin dipnot ve açıklamalar ile bağımsız denetim raporu, ve ara dönem faaliyet raporu öngörülen yasal süreler içinde İMKB'ye iletilerek Banka internet sitesinde ve BDDK ve Türkiye Bankalar Birliği (TBB) internet sitelerinde yayınlanır. Yıl sonlarında ise BDDK tarafından yayınlanan mevzuata uygun olarak hazırlanan solo ve konsolide mali tablolar ve ilgili mali tablolara ilişkin dipnot ve açıklamalar ile bağımsız denetim raporu, öngörülen yasal süreler içinde İMKB'ye iletilerek Banka internet sitesinde ve BDDK ile TBB internet sitelerinde yayınlanır. İlgili mali tablolar Banka Yönetim Kurulu Başkanı, Denetim Komitesi Üyeleri, Genel Müdürü ile finansal raporlamadan sorumlu Genel Müdür Yardımcısı ve ilgili birim müdürü tarafından doğruluk beyanı ile imzalanır. Çeyrek dönemlerde açıklanan ara dönem faaliyet raporunda, Banka'nın piyasa konumu, genel finansal performans ve önem arz eden diğer konular hakkında bilgi verilir.
Yıllık Faaliyet Raporu Hakkında Bilgilendirme
BDDK tarafından yayınlanan mevzuata uygun olarak hazırlanan yıllık faaliyet raporu, öngörülen yasal süreler içinde İMKB'ye iletilerek Banka internet sitesinde yayınlanır. İlgili mali tablolar Banka Yönetim Kurulu Başkanı, Denetim Komitesi Üyeleri, Genel Müdürü ile finansal raporlamadan sorumlu Genel Müdür Yardımcısı ve ilgili birim müdürü tarafından doğruluk beyanı ile imzalanır.
Yılsonu faaliyet raporunda, Banka'nın piyasa konumu, genel finansal performans ve önem arz eden diğer konular hakkında bilgi verilir.
Özel Durum Açıklamaları
SPK mevzuatı kapsamında yapılması gereken özel durum açıklamaları, süresi içinde İMKB ve İMKB tarafından kamuoyunun bilgilendirilmesi amacıyla oluşturulmuş bulunan Kamuyu Aydınlatma Platformu'na (www.kap.gov.tr) iletilir, yapılan açıklamaya en geç kamuya açıklama yapıldıktan sonraki iş günü içinde Banka internet sitesinde yer verilir. Söz konusu açıklamalar, beş yıl süreyle Banka internet sitesinde yer alır. Özel durum açıklamaları, Banka Yönetim Kurulu tarafından yetki verilen sorumlu yöneticiler tarafından imzalanır ve ilgili otoritelere sunulur.
Özel durumların kamuya açıklanmasına kadar gizliliğin sağlanmasına yönelik olarak, içsel bilgiye erişimi bulunan Banka çalışanları, ilgili mevzuattan kaynaklanan sorumlulukları hakkında bilgilendirilir. Banka'ya belirli bir hizmet sağlaması sebebiyle içsel bilgilere erişimi olabilecek kişi ve kurumlarla yapılan anlaşmalarda ise gerekli mevzuat hükümlerine uyulur.
Banka, 5411 sayılı Bankacılık Kanunu ve ilgili mevzuat gereğince banka ve müşteri sırlarının saklanması ve kanunen açıkça yetkili kılınan merciler dışındaki kişilere açıklanmaması hususundaki yasal yükümlülüğüne titizlikle uymaktadır. Bu yükümlülük Banka çalışanlarının yanı sıra, Banka'nın destek hizmeti aldığı kuruluş ve çalışanları için de geçerlidir.
Banka hakkında yurt içindeki basın-yayın organlarında yer alan haberler, profesyonel bir medya takip ajansı aracılığıyla takip edilir. Bu çerçevede, özel durumların kamuya açıklanmasına ilişkin mevzuat kapsamında açıklama yapılması gereksiniminin ortaya çıkması halinde, ilgili birimlerden gerekli bilgiler derlenmek suretiyle konuya ilişkin olarak açıklama yapılır.
Basın-yayın organlarında çıkan ancak ilgili mevzuat uyarınca özel durum açıklaması yapılması yükümlülüğü doğurmayan haber ve söylentilere ilişkin açıklama yapılırken, haberin niteliği, basın yayın organının ulaştığı kitlenin genişliği, haberin Banka'nın itibarını etkileyip etkilemediği gibi hususlar dikkate alınarak açıklamanın yöntem ve içeriği belirlenir. Bu tür haber ve söylentilerle ilgili olarak açıklama yapıldığı durumlarda, açıklama içeriğinin kamuya açıklama gereksinimi doğuran bir unsur içermesi halinde, konuya ilişkin olarak ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda özel durum açıklaması da yapılır.
Basın Açıklamalarıyla Bilgilendirme
Yazılı ve görsel medya vasıtasıyla gerektiğinde basın açıklamaları yapılmaktadır. Yazılı ve görsel medyaya basın açıklamaları Banka Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Müdür veya söz konusu kişilerin uygun göreceği diğer yetkililer tarafından yapılabilir.
Diğer Bilgilendirme
Ana Sözleşme değişikliği, genel kurul toplantıları, sermaye artırımı gibi durumlarda gerekli ilan ve duyurular yapılmaktadır.
Yukarıda belirtilenler dışındaki bildirimler ise Banka imza sirkülerinde belirlenmiş yetkiler dâhilinde imzalanarak kamuya açıklanmaktadır.
Banka hakkında e-posta, telefon ve diğer kanallardan gelen sorular, ilgili bölümlerin koordinasyonu sağlanarak en kısa sürede cevaplanır.
İçsel Bilginin Gizliliğinin Korunması
Sermaye piyasası aracının değerini ve yatırımcıların yatırım kararını etkileyebilecek henüz kamuya açıklanmamış bilgilerin gizliliğini sağlamak için gerekli her türlü tedbiri almak ve uygulamak Banka Yönetim Kurulu'nun sorumluluğundadır.
Banka tarafından, içsel bilgiye erişim yetkisi olan çalışanlar listesi oluşturulur. Listede yer alan kişilerin sorumlulukları ve listede bulunma gerekçeleri açıkça belirtilir. Liste sürekli güncellenir.
Banka adına iş ve işlemlerin yürütülmesi sırasında içsel bilgiye ulaşabilecek durumdaki avukat, bağımsız denetçi, vergi danışmanı ve benzeri nitelikte kişilerin hem yasal olarak hem de özel sözleşme hükümleri çerçevesinde edindikleri bilginin gizliliğini muhafaza etmeleri için gerekli tedbirler alınır.
İdari Sorumluluğu Bulunan Kişilerin Belirlenmesi
İdari sorumluluğu bulunan kişiler ile bunlarla yakından ilişkili kişilerin tespitinde SPK mevzuatı esas alınır. Ayrıca idari sorumluluğu bulunan kişiler belirlenirken, kişilerin Banka organizasyonu içerisindeki görevleri ve bu kişilerce erişilen bilginin içeriği de göz önüne alınmaktadır. Bu kapsamda, Banka Üst Yönetimi'nin yanı sıra, Banka'nın bütününe ilişkin bilgiye erişimi bulunan ve aktif-pasif yapısı, kar-zarar, nakit akışı, stratejik hedefler vb. unsurları makro düzeyde etkileyebilecek idari kararlar verme yetkisi olan Genel Müdürlükteki bir kısım bölümlerin yöneticileri de idari sorumluluğu bulunan kişiler olarak belirlenmiştir. Organizasyon değişikliklerinde gerekli güncellemeler yapılmaktadır.
ING Bank A.Ş. İnternet Sitesi (www.ingbank.com.tr)
Bilgilendirme ve kamunun aydınlatılmasında Bankanın internet sitesi aktif ve yoğun olarak kullanılmaktadır. Banka internet sitesi mevzuatın öngördüğü bilgi ve verileri içermektedir. İnternet sitesinin sürekli olarak güncel tutulmasına özen gösterilmektedir.
Yürütme ve Değişiklik
Bilgilendirme Politikasının takibi ve geliştirilmesi Banka Yönetim Kurulu'nun yetki ve sorumluluğundadır. Bilgilendirme Politikası kapsamında kamunun aydınlatılması süreçlerinin etkinliği ve güvenilirliği, Banka Yönetim Kurulu'nun gözetim ve denetimi altındadır. Politika metninde değişiklik yapma yetkisi Banka Yönetim Kurulunda olup yapılacak değişiklikler, değişikliği takip eden bir hafta içerisinde kamuya duyurulur ve internet sitesinde yayınlanır.
Bilgilendirme Politikasının uygulanması Banka Üst Yönetiminin sorumluluğundadır.